Conservazione sostitutiva dei piani Welfare: garantire la conformità normativa

Le aziende che implementano un piano Welfare sono tenute a rispettare specifici obblighi normativi in materia di conservazione della documentazione (conservazione sostitutiva) prodotta dai dipendenti per ottenere i rimborsi previsti dal piano. Questo adempimento è essenziale non solo per garantire la deducibilità dei costi dal reddito d’impresa, ma anche per evitare sanzioni derivanti dal mancato rispetto delle normative vigenti.

La normativa sulla conservazione sostitutiva digitale

Secondo il quadro normativo vigente, per essere fiscalmente rilevanti, i documenti di rimborso devono rispettare i principi di immodificabilità, integrità e autenticità, così come definiti dal “Codice dell’Amministrazione Digitale” (CAD). Questi requisiti si applicano ai documenti elettronici, i cui originali restano in possesso del dipendente.

Solo attraverso un sistema di conservazione sostitutiva a norma è possibile trasformare i documenti analogici in copie informatiche che conservino piena validità legale e fiscale. Questo passaggio consente al datore di lavoro di archiviare i documenti in formato digitale, garantendo al contempo la conformità alle disposizioni normative.

Il servizio di conservazione sostitutiva

Per agevolare le aziende in questo processo, Assolombarda Servizi mette a disposizione il servizio di conservazione sostitutiva a norma dedicato alla documentazione prodotta dai beneficiari dei piani welfare.

Grazie a questo servizio, le aziende possono:

• rispettare gli obblighi normativi, eliminando il rischio di sanzioni per irregolarità nella gestione della documentazione;
• ottimizzare i processi di archiviazione, riducendo i costi e i tempi legati alla gestione dei documenti cartacei;
• garantire la sicurezza e la protezione dei dati, grazie a sistemi digitali certificati e conformi agli standard di legge.

I vantaggi per le aziende

Attivare un servizio di conservazione sostitutiva a norma consente alle aziende di:

• Alleggerire la gestione amministrativa legata ai piani Welfare.
• Rafforzare la compliance aziendale in un’ottica di digitalizzazione e sostenibilità.
• Salvaguardare i benefici fiscali derivanti dalla deducibilità dei costi legati ai piani Welfare.

Scopri di più

Se desideri ulteriori informazioni sul servizio di conservazione sostitutiva per i piani welfare o vuoi attivarlo nella tua azienda, contatta il nostro team di esperti. Saremo lieti di supportarti per garantire la conformità normativa e migliorare la gestione dei tuoi processi aziendali.