Document Management e firma digitale ai tempi della pandemia

Nell’attuale scenario di Smart Working diffuso, diventa sempre più sentita l’esigenza da pare delle imprese di poter gestire efficacemente i processi di firma a distanza, nel pieno rispetto della compliance normativa.

Ciò riguarda i più svariati ambiti aziendali: sottoscrizione di ordini e contratti di compravendita, documentazione inerente la gestione del personale, documenti legati ai processi logistici, etc.

Non solo firma digitale, ma Document Management:

La firma digitale in questo senso è solo una componente del più ampio processo di Document Management, che prevede anche i fondamentali aspetti di gestione collaborativa dei documenti e di archiviazione a norma degli stessi, garantendone così la validità legale.

Come avviare efficacemente un percorso di dematerializzazione dei flussi documentali?

Un processo di Dematerializzazione dei flussi documentali consente all’azienda di incrementare l’efficienza e abbattere i costi diretti e indiretti legati alla gestione dei documenti cartacei.

Il primo passo è certamente rappresentato dalle soluzioni che abilitano la gestione condivisa e digitale di tutta la documentazione aziendale, nei vari step di processo: creazione, modifiche, revisioni, processi di firma, approvazioni a più livelli, protocollazione ed archiviazione elettronica.

La tecnologia, di tipo Cloud o SaaS, consente di digitalizzare tutti i processi precedentemente cartacei, dalla creazione del documento fino alla sua conservazione.

Condivisione in tutta sicurezza

Anche la sicurezza nello scambio dei documenti gioca un ruolo importantissimo. È per questo motivo che un sistema che permette a dipendenti e collaboratori di gestire in modo efficace i documenti e firmarli digitalmente deve avere una procedura guidata e sicura. L’efficienza dello scambio in tempo reale e della condivisione deve sempre andare di pari passo con la sicurezza delle informazioni.

Contattaci per trovare una soluzione moderna ed efficace di gestione dei flussi documentali, ottimizzando i processi, riducendo i tempi di ricerca e consultazione, aumentando i livelli di qualità e sicurezza, ed eliminando gli archivi cartacei.